Herausforderungen und Lösungsansätze für das HR
Kranke oder verunfallte Mitarbeitende benötigen während ihrer Abwesenheit professionelle und effiziente Unterstützung, damit sie sich erholen und so schnell wie möglich an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. Das HR spielt dabei eine zentrale Rolle. Durch aufwändige und ineffiziente Prozesse verliert das HR jedoch wertvolle Zeit und Ressourcen für administrative Aufgaben, anstatt sich dem Wesentlichen zu widmen: dem Betreuen der Person, welche abwesend ist. Doch was macht das Unfall- und Krankheitsmanagement in der Schweiz so herausfordernd? In diesem Blogbeitrag erklären wir, was diesen Prozess so komplex macht und welche Lösungsansätze dem HR bereits heute zur Verfügung stehen.
Die Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen in der Schweiz ist ein komplexer Prozess, der Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellt. Doch weshalb ist das so?
Zum einen liegt es daran, dass die verfügbaren Instrumente leider oft lückenhaft sind. Sie erfordern mehrfache Dateneingaben, die manuelle Verwaltung der Akten der Mitarbeitenden und die händische Überwachung der Fristen. Letztere wird in der Praxis mit Excel-Tabellen, Post-it-Zetteln oder Outlook-Aufgaben bewerkstelligt. Zusätzlich erfordert die Koordination der verschiedenen Parteien, die an der Fallbearbeitung beteiligt sind, wie Versicherungen, Case Manager, ärztliches Fachpersonal, Lohnbuchhaltung oder auch Pensionskassen, besondere Aufmerksamkeit. Das Versäumen von Fristen kann schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden haben, unter anderem durch gekürzte Leistungen der Versicherungsgesellschaften. Abgesehen von der direkten Bearbeitung der Abwesenheit ist es aufgrund fehlender Informationen oft unmöglich, eine Fallanalyse durchzuführen. Der Versicherer ist häufig der einzige Beteiligte, der über eine Historie der entschädigten Fälle verfügt – eine Historie, die ein Unternehmen bei einem Versicherungswechsel verlieren könnte.
Das Ergebnis: Die Personalabteilung ist gezwungen, mehr Zeit und Ressourcen in die administrative Verwaltung zu investieren. Dadurch bleibt wenig Zeit für das Wesentliche: die Betreuung der Person, welche Unfall- oder Krankheitshalber abwesend ist.
Nicht nur die Mitarbeiter:innen leiden unter einem mangelhaften Unfall- und Krankheitsmanagementprozess – auch das Unternehmen selbst ist betroffen. Neben der Bindung von zu vielen wertvollen HR-Ressourcen können schlecht verwaltete Prozesse auch negativ auf die Fehlzeiten und damit auf die Versicherungskosten auswirken. Als letztes sind die Produktivitätsverluste nicht zu vergessen, einschliesslich derjenigen des HRs.
Eine Möglichkeit, die Prozesse effizienter zu gestalten, ist die erwähnten manuellen Prozesse abzuschaffen und durch digitale Lösungen zu ersetzten. So weit so gut – zumindest in der Theorie. Hier steht das HR jedoch vor einer neuen Herausforderung: das Zurechtfinden mit der Vielfalt der auf dem Markt erhältlichen Tools, wie z. B. UKA von HRM Solutions und assepro.online von Assepro. Es gibt auch Tools, die von Versicherungsgesellschaften, Versicherungsmaklern oder Personaldienstleistern angeboten werden.
Abgesehen von den Unterschieden in den eingesetzten Technologien (achten Sie auf "End-of-Lifecycle"-Lösungen) oder in der Wahl zwischen On-Premise und Cloud gibt es auch Unterschiede in den Funktionen und dem Potenzial für eine "End-to-End"-Digitalisierung. Die Kenntnis Ihrer aktuellen, aber vor allem Ihrer zukünftigen Bedürfnisse ist daher ein entscheidender Schritt, um die verschiedenen Lösungen miteinander vergleichen zu können.
Neben der Auswahl der Lösung sollten Sie auch das Protokoll für die Datenübertragung an die Versicherer und die Integration in das Lohn- und Gehaltsabrechnungstool des Unternehmens analysieren. Tatsächlich wird das "Claim Report"-Protokoll seit vielen Jahren zur Übermittlung von Daten und Informationen an die Versicherer verwendet, und fast alle Versicherungsgesellschaften akzeptieren dieses Format.
Seit einigen Monaten bietet die Lösung KLE (Kundenintegrierter Leistungsprozess vom Anspruch bis zur Erbringung) von Swissdec einen stärker integrierten Ansatz im Lohnabrechnungsprozess (adieu Mehrfacheingaben und Schnittstellen). Hierbei wird eine fortschrittliche Verschlüsselungsmethode auf der Grundlage symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsalgorithmen verwendet. Unsere Einschätzung zu KLE: Wir haben das KLE-Protokoll in den letzten Monaten intensiv mit unserem Lohnabrechnungs-Tool SwissSalary getestet und dabei äusserst positive Erfahrungen gesammelt. Aktuell ist jedoch zu beachten, dass nur wenige Versicherer dieses Protokoll akzeptieren und dieses zudem auf der Ebene der Lohnabrechnungssoftware von der die ELM 5.0-Zertifizierung abhängig ist. Ob dies die Lösung der Zukunft sein wird, bleibt abzuwarten. Dennoch bietet das Wertangebot erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis, Datengenauigkeit, Prozessvereinfachung und Datensicherheit. Die Zukunft wird zeigen, ob sich dieser Ansatz weiter durchsetzen wird.
Verschiedenen Parteien sind an einer Fallbearbeitung beteiligt, wie Versicherungen, Case Manager, ärztliches Fachpersonal, Lohnbuchhaltung oder auch Pensionskassen. Die Koordination dieser erfordert besondere Aufmerksamkeit und ist sehr zeitintensiv.
Neben der Investition in ein leistungsfähiges Tool besteht eine weitere Möglichkeit darin, diese Prozesse ganz auszulagern. Das Outsourcing der Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen kann verschiedene Vorteile bieten, geht jedoch auch mit unterschiedlichen Implikationen einher.
Outsourcing kann jedoch auch Nachteile mit sich bringen, wie beispielsweise den Verlust der Kontrolle über den Prozess, die Notwendigkeit einer kontinuierlichen engen Kommunikation mit dem externen Dienstleister und mögliche zusätzliche Kosten, die mit dem Outsourcing einhergehen können. Wenn im Rahmen der Auslagerung die Mitarbeiter:innen schlussendlich mit einer externen Person in Kontakt sind, muss dies klar und transparent kommuniziert werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass trotz externer Betreuung das HR den Kontakt mit der verunfallten oder kranken Person nicht verliert. Daher ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, bevor Sie eine Entscheidung über ein Outsourcing der Verwaltung von Unfall- und Krankheitsfällen treffen.
Möglichkeiten, dass Unfall- und Krankheitsmanagement in Ihrem Unternehmen zu optimieren, gibt es viele. Die zur Verfügung stehenden Tools und möglichen Ansätze sind vielfältig und es gibt nicht nur eine einzige Lösung. Bei der Suche sollten Sie sich auf die Strategie Ihres Unternehmens fokussieren. Verlieren Sie im Dschungel der vielen Möglichkeiten vor allem die gewünschte Unternehmenskultur nicht aus den Augen, denn Ihre Mitarbeiter:innen sind Ihr wertvollstes Gut.
Patrick begleitet Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation und hat in der Vergangenheit ein grosses HR Services Center als Dienstleister geleitet. Dabei hat er immer wieder festgestellt, dass sich viele Personalabteilungen mit dem Unfall- und Krankheitsmanagement schwer tun und nicht die angepassten Lösungen verwenden.
Publiziert am: 6. Oktober 2023
