Happy Employees und effiziente Prozesse durch moderne Technologie
Chatbots und digitale Assistenten entwickelten sich zu beliebten Werkzeugen, um das Engagement und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Jüngste Studien über den Einsatz von Chatbots oder digitalen Assistenten in der Personalabteilung (HR) haben gezeigt, dass diese Technologien das Potenzial haben, die Effizienz und Effektivität von HR-Prozessen zu verbessern.
VON ESTHER BRAND
Der Einsatz von Chatbots für Mitarbeitende bietet den grossen Vorteil der personalisierten Unterstützung. Mitarbeitende erhalten schnell und einfach die benötigten Informationen zu ihren spezifischen Fragen und Anfragen, ohne lang nach Informationen zu suchen und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Diese Funktionsweise wird schon seit einigen Jahren im Bereich des Customer Service eingesetzt, wo Chatbots Besucher von Webseiten als Pop-Up-Chat unterstützen.
Die Technologie hat sich weiterentwickelt. Während Chatbots in erster Linie dazu da sind, um auf Anfragen zu antworten und zu interagieren, sind moderne digitale Assistenten darauf ausgelegt, Aufgaben für die Nutzer auszuführen und diese im Alltag zu unterstützen. Bekannte Beispiele sind der im Dezember 2022 veröffentlichte AI Chatbot ChatGPT von OpenAI und die beiden (digitalen) Sprachassistenten Siri von Apple und Alexa von Amazon. ChatGPT ist ein Chatbot, der ein natürliches Gespräch simuliert und Fragen beantwortet. Siri und Alexa beantworten ebenfalls Fragen. Darüber hinaus können sie als digitale Assistenten Aktionen ausführen, wie das Steuern von Smart-Home-Geräten, das Abspielen von Musik, das Tätigen von Anrufen oder das Erstellen von Erinnerungen.
Durch die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben ermöglichen digitale Assistenten den Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Dies kann zu einer Verbesserung der Employee Experience führen und das Gefühl der Sinnhaftigkeit der eigenen Funktion steigern. Ein weiterer Vorteil digitaler Assistenten besteht darin, dass sie rund um die Uhr zur Verfügung stehen, d.h. sie können Mitarbeitende auch dann unterstützen, wenn diese nicht im Büro sind. Dies ist besonders hilfreich für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind oder flexible Arbeitszeiten haben.
Sophie – Your little HR friend ist unsere digitale HR-Assistenz. Mit Sophie bieten Sie Mitarbeitenden persönliche Unterstützung, automatisieren alltägliche Aufgaben und erleichtern den Zugang zu Unternehmensressourcen wie Richtlinien und Formularen oder persönlichen Informationen wie Urlaubszeiten oder Sozialleistungen. Eingebettet in Microsoft Teams ist sie jeder Zeit verfügbar und kann im Webbrowser, auf dem Smartphone oder in der Desktop-App genutzt werden.
Sie kann über Schnittstellen mit jeder modernen HR-Systemlösung Informationen austauschen und unterstützt damit Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag. Beispielsweise kann sie durch die Anbindung an UKG HR Service Delivery die Artikel der UKG-Wissensdatenbank mit ihrem Antworten-Repertoire synchronisieren oder Formulare im Namen des Mitarbeitenden ausfüllen. Auch Genehmigungsprozesse wie z.B. Anträge auf Weiterbildungsunterstützung werden vereinfacht: Vorgesetzte erhalten eine Meldung ihrer Aufgaben, sehen auf einen Blick, welche Anträge von welchen Mitarbeitenden gestellt wurden und können diese direkt genehmigen oder ablehnen, ohne den Chat jemals verlassen zu müssen. Über die Schnittstelle werden zusätzlich Funktionen ermöglicht, die mit UKG HRSD an sich nicht möglich sind. So können Mitarbeitende mit nur einem Klick innerhalb von 10 Sekunden eine Arbeitsbestätigung generieren lassen und herunterladen. Im Hintergrund wird das erstellte Dokument automatisch und ordnungsgemäss in der digitalen Personalakte des Mitarbeitenden abgelegt.
Heute gibt es viele Software-Lösungen, die ihre eigene App oder sogar ihren eigenen Chatbot haben. Bei der Fülle an verschiedenen Systemen, die im Einsatz sind, um den gesamten Employee Lifecycle abzudecken, kann das schnell unübersichtlich werden. Sophie ist in der HR Campus Suite integriert, wodurch das volle Potential einer digitalen Assistenz zur Geltung kommt. Mitarbeitende müssen sich nicht mehr überlegen, in welchem Tool sie ihr Anliegen platzieren oder die richtige Antwort finden, sondern können Sophie als zentrale Anlaufstelle nutzen. Mitarbeitende haben einen zentralen Ort für alle HR-Themen, was eine ganzheitliche HR-Erfahrung oder eben Employee Experience erzeugt.
Angefangen bei einer freundlichen Begrüssung, wenn man einen Job antritt, begleitet die digitale HR-Assistenz Mitarbeitende entlang des gesamten Employee Lifecycles. Sie beantwortet automatisiert Fragen zu HR-Themen, zeigt wo Personal-Reglemente abgelegt sind, sendet Geburtstags-Erinnerungen, füllt Formulare aus, startet Prozesse, unterstützt beim Erfassen von Spesen und listet Genehmigungsanfragen sowie weitere HR-Aufgaben auf, die direkt bearbeitet werden können. Technologisch gibt es fast keine Grenzen für die Anbindungen und Möglichkeiten von Sophie. Ein absoluter User-Experience-Traum.
Publiziert am: 21. Februar 2023
