Wie Zeugnisse wieder zu einem wertvollen Dokument werden können
Arbeitszeugnisse sind aus dem HR-Alltag nicht wegzudenken. Doch aktuell mindern unterschiedliche Faktoren die Aussagekraft von Zeugnissen. Wie müssen Arbeitszeugnisse geschrieben und gelesen werden, damit sie ein wertvolles Instrument für Mitarbeitende und Unternehmen sein können?
Mit einem freundlichen Abschied erhält Ramona Fischer an ihrem letzten Arbeitstag pünktlich ihr Arbeitszeugnis. Dieses enthält Passagen wie «Ramona Fischer war sehr kommunikativ» und «Sie zeigte grossen Einsatz in der Ausführung ihrer Arbeit».
Zu Hause zeigt Ramona Fischer das Zeugnis mit grosser Freude ihrem Mitbewohner. Dieser hebt seine Augenbrauen und meint: «Bist du zufrieden mit diesem Zeugnis? Hier steht, dass du immer zu viel geplaudert hast und Probleme mit deinen Aufgaben hattest.» Ramona versteht nicht, was ihr Mitbewohner meint. Doch dieser erklärt, dass in Zeugnissen gut klingende Formulierungen als negative Aussagen interpretiert werden könnten.
Mit dem Beispiel von Ramona befinden wir uns mitten in der Problematik. Gemäss OR muss ein Arbeitszeugnis sowohl wohlwollend als auch wahrheitsgetreu sein. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, weichen HR-Fachkräfte auf Formulierungen aus, wie wir sie soeben gelesen haben. Viele Arbeitgebende stellen zu «nette» Zeugnisse aus, um ihren Mitarbeitenden den weiteren beruflichen Werdegang zu erleichtern oder auch, weil sie kein Risiko eingehen möchten und einen Rechtsstreit verhindern wollen.
Diese Absichten sind kontraproduktiv, denn das Arbeitszeugnis verliert dadurch an Wirksamkeit. Es wird geprägt von Floskeln, die nur eine geringe Aussagekraft haben. Ein Arbeitszeugnis bietet aber erst dann einen Mehrwert, wenn es wahrheitsgetreu und individualisiert geschrieben wurde.
Individualität, Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Klarheit sind weitere gesetzliche Anforderungen an das Arbeitszeugnis. Aufgrund dieser Vorgaben arbeiten HR-Fachleute oft anhand von Vorlagen oder kopieren Zeugnisse, um ihren Mitarbeitenden zeitnah ein rechtskonformes Dokument abgeben zu können.
Der Zeit-Faktor darf nicht unterschätzt werden: Da die HR-Abteilung unter anderem immer mehr strategische Aufgaben übernimmt, fehlt ihr oft die Zeit für das Erstellen von individuellen aber zugleich vollständigen und rechtskonformen Arbeitszeugnissen. Doch unter den verwendeten Vorlagen leidet wiederum die Aussagekraft des Zeugnisses: Die Individualität kommt oft zu kurz.
Abhilfe schaffen Tools, die anhand eines Bewertungsrasters individualisierte Zeugnisentwürfe erstellen. Die Entwürfe können von den HR-Fachkräften mit wenig Zeitaufwand weiter personalisiert und redigiert werden. Wir empfehlen hierfür das Tool Arbeitszeugnis swiss+. Die Lösung stellt mit über 8'000 branchen- und rollenspezifischen Textbausteinen faire, rechtskonforme und transparente Arbeitszeugnisse zusammen.
Zeugnisse, die transparent, wahrheitsgetreu und individualisiert geschrieben wurden, sind aussagekräftige Dokumente mit Mehrwert und verdienen es auch, entsprechend gelesen zu werden: Unvoreingenommen. Denn vielleicht ist Ramona Fischer tatsächlich kommunikativ sehr stark, geht auf Menschen zu und hatte keine Mühe beim Smalltalk mit Kunden. Wir finden es wichtig, Zeugnisse so zu lesen wie sie sind. Nur so ist es ein Zeugnis, das von allen geschätzt werden kann. Ein Instrument, das den HR-Fachkräften die Auswahl von passenden Kandidaten erleichtert. Ein Hilfsmittel für Arbeitskräfte, denen es schwerfällt, ein überzeugendes Motivationsschreiben zu erstellen. Ein wertvolles Dokument, das Arbeitgebende und Arbeitnehmende zugleich unterstützt.
Valentina Lokoska führt seit ihrem Start bei HR Campus als Solutions Consultant das Arbeitszeugnis swiss+ bei Kunden ein. Zum Thema Arbeitszeugnisse und deren Nutzen ist sie täglich mit HR-Spezialisten im Austausch. Daher ist es ihr ein grosses Anliegen aufzuzeigen, wie Zeugnisse wieder zu einem wertvollen Dokument werden können.
Publiziert am: 20. Oktober 2020
