Was hat Halloween mit Payroll zu tun? Beides kann definitiv zu Albträumen führen.
Stellen Sie sich das Schreckensszenario vor, wenn am Monatsende die Löhne komplett falsch oder sogar gar nicht ausgezahlt werden. Weil wir genau das vermeiden möchten und sicherstellen wollen, dass Sie Halloween und auch zukünftige Lohnläufe geniessen können, zeigen wir Ihnen die vier grössten Herausforderungen auf und wie man diese erfolgreich meistern kann.
Eine der grössten Herausforderungen in der Payroll ist die regelmässige Änderung der gesetzlichen Vorschriften. Steuer-, Sozialversicherungsgesetze und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren je nach Kanton, Region und Branche erheblich. Die Payroll-Expert:innen müssen mit diesen Veränderungen Schritt halten, da andernfalls zusätzliche Gebühren oder auch Bussgelder drohen.
Wie bleiben Sie bei gesetzlichen Vorschriften auf dem neuesten Stand?
Zum einen durch kontinuierliche Schulungen. Wir veranstalten beispielsweise jedes Jahr im November den Jahreswechsel Event, an dem auch die Änderungen und Neuerungen der Sozialversicherungen präsentiert werden. Zum anderen durch regelmässige technische Anpassungen im System. Hier ist Ihre IT oder Ihr Payroll-Software-Partner die beste Adresse, um zu erfahren, welche gesetzlichen Neuerungen ins System eingespielt wurden, bzw. wie sie diese einspielen. Als Unternehmen tragen Sie die Verantwortung, Ihre internen Anwender:innen in die geänderten Soft-/Hardwarelösungen einzuführen und darin zu schulen. Eine regelmässige Qualitätssicherstellung ist ebenfalls erforderlich, um einen reibungslosen Lohnlauf zu gewährleisten.
Die manuelle Eingabe von Personalstammdaten ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Oft merkt man dies erst, wenn beim Lohnlauf Fehler aufschlagen. Die Gründe für falsche Daten sind vielschichtig. Wir sehen bei unseren Kund:innen unter anderem folgende Ursachen: Die Erfassung wird von Personen durchgeführt, die nicht sensibilisiert und/oder unzureichend ausgebildet sind und sich der Konsequenzen falscher Daten nicht bewusst sind. Stammdaten müssen beim Eintritt mehrfach eingegeben werden; Payroll wird über Stammdatenänderungen nicht informiert; es gibt keinen Single Point of Truth was Personalstammdaten angeht.
Wie stellen Sie sicher, dass sie eine effiziente und korrekte Dateneingabe haben?
Neben einem sauberen Prozess und einer guten Kommunikation zwischen den Abteilungen empfiehlt es sich, moderne HR-Softwarelösungen in Betracht zu ziehen. Diese ermöglichen eine Automatisierung der Dateneingabe und -verwaltung und sind optimalerweise durch Schnittstellen miteinander verbunden. Mit der Integration von HR-Tools, wie automatisierte Workflows und Zeiterfassung in das Stammdaten-System, können Sie sicherstellen, dass sämtliche Daten Ihrer Mitarbeitenden korrekt erfasst und verwaltet werden.
Technische Schwierigkeiten haben schon so manchen Payroll-Verantwortlichen den Schlaf geraubt. Insbesondere wenn veraltete Payroll-Systeme oder unzureichende technische Infrastruktur im Einsatz sind. Diese können zu unerwünschten Fehlern führen, die wiederum zu Verzögerungen bei der Lohnabrechnung und daraus resultierenden Unstimmigkeiten führen.
Wie läuft Ihr Payroll-System reibungslos?
Eine moderne und zuverlässige Payroll Soft- und Hardware, die regelmässig aktualisiert werden, sind eine Grundvoraussetzung. Sollten Sie ein System haben, das nicht mehr gewartet wird, sollte Ihre oberste Priorität ein neues Payroll-System sein. Durch die Investition in leistungsstarke technologische Lösungen können Sie nicht nur Zeit, sondern auch viele Nerven sparen.
In der Payroll sind Datenschutz und Sicherheit von höchster Bedeutung, da hier sensible Personendaten von Mitarbeiter:innen verarbeitet werden. Fälle, wie der von der Credit Suisse Anfang des Jahres, bei dem ein Mitarbeitender personenbezogene Daten entwendet haben soll, sind ein Supergau. Unternehmen müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsmassnahmen implementiert und ebenfalls kontinuierlich überwacht werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten stets zu gewährleisten.
Wie sichern Sie Ihre Payroll-Daten ab?
Das Investieren in Datenschutz und Sicherheit ist unerlässlich für erfolgreiche Unternehmen. Dies beinhaltet die Nutzung von Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselungstechnologien und regelmässigen Sicherheitsaudits, um Ihre Payroll vor möglichen Bedrohungen zu schützen. Wenn ein externer Anbieter Ihre Lohnabrechnung verarbeitet, liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Sicherheit oberste Priorität hat. Verwenden Sie eine Payroll-Cloud-Software? Erkundigen Sie sich beim Anbieter, welche Massnahmen zur Abwehr von Hackerangriffen getroffen werden.
Neben den unveränderlichen Rahmenbedingungen gibt es viele Möglichkeiten für Unternehmen, sich das Leben in der Payroll selbst zum Albtraum zu machen. Investieren Sie in Schulungen, moderne Technologien, effiziente Prozesse und Datensicherheit. So setzen Sie sich nicht nur erfolgreich gegen die Herausforderungen in der Payroll durch, sondern sparen auch Zeit und letztendlich Kosten. Mit einer gut durchdachten Payroll-Strategie können Albträume in der Payroll verhindert werden. So hat das HR wieder Zeit, nach den Sternen zu greifen und von anderen Themen zu träumen.
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Quellen:
Sind Sie überwältigt von den steigenden Anforderungen und Herausforderungen, welche die Payroll mit sich bringt? Wir lassen Sie nicht allein. HR Campus hilft Ihnen bei der Optimierung Ihrer Prozesse, dem optimalen Einsatz von Hard- und Software und der Gewährleistung Ihrer Datensicherheit.
Publiziert am: 31. Oktober 2023
