Ausgangslage

Die Zürcher Kantonalbank hat sich zum Ziel gesetzt, den aufwendigen Reise- und Spesenprozess zu vereinfachen und komplett zu digitalisieren. Damit sollen interne Abläufe optimiert und den Mitarbeitenden eine effiziente Lösung zur Spesenabwicklung geboten werden. Im Evaluationsverfahren ist der Entscheid auf die Lösung «Edi» gefallen, welche alle Sicherheits-Anforderungen und funktionalen Ansprüche der Bank abdeckt.

Lösung

Heute nutzen alle 5'000 Mitarbeitenden der Zürcher Grossbank die «Edi»-App. Bei der Umsetzung wurde grosser Wert auf die User-Experience gelegt. Mit wenigen Klicks werden die Spesenbelege hochgeladen und zur Genehmigung eingereicht. Das schlanke Setup ermöglicht den Mitarbeitenden somit auf allen Ebenen eine einfache und selbsterklärende Rückforderung ihrer Spesenabrechnungen. Die auf dem Spesenreglement basierenden und in «Edi» implementierten Regeln und Prüfverfahren stellen dabei eine vorgabenkonforme Abwicklung sicher.

Weiter werden alle genehmigten Spesenbelege nach der Freigabe durch das Accounting direkt im Finanzsystem (SAP ERP) über die Schnittstelle gebucht. Dies ermöglicht eine schnelle Durchlaufzeit und reduziert manuelle Aufwände im Finanzwesen erheblich, was die Prozesskosten nachhaltig senkt.

Mit «Edi» wurde eine sichere und komplett in die Unternehmensinfrastruktur integrierte Lösung implementiert, welche den Spesenprozess für alle beteiligten Personen simplifiziert hat.

Projekt

Das Projekt wurde im Jahr 2022 begonnen und realisiert. Dabei wurden alle Stakeholder frühzeitig involviert, was wesentlich zum Erfolg des Projektes beigetragen hatte. Im Rahmen der Anforderungsanalyse wurde ein Blueprint erstellt. Die Umsetzung erfolgte danach in einem agilen Projekt-Setup inkl. Pilotphase. Nach erfolgreichem Abschluss in der Pilotphase wurde das gesamte System live gesetzt und an die produktiven Umsysteme angebunden. Bereits in der Vorbereitung wurden interne Schulungsdokumente erstellt und die Key-User trainiert, um einen reibungslosen Support im Tagesgeschäft gewährleisten zu können. Eine zielgerichtete interne Kommunikation und kurze Schulungssequenzen der Mitarbeitenden führten das Go-Live zu einem absoluten Erfolg! Reto Vögeli, Projektleiter bei der Zürcher Kantonalbank freut sich über den gelungenen Projektabschluss: «Das in den Geschäftspartner und in die technische Lösung gesetzte Vertrauen hat sich vollständig ausbezahlt. Die Umsetzung erfolgte zügig, engagiert und kundenorientiert.»

Details

Unternehmen: Zürcher Kantonalbank

Branche: Bank

Mitarbeitende: 5'000 in der Schweiz

Produkt: Edi