Optimisation maximale - processus numérique de gestion des frais pour l'ensemble du groupe de la fondation
La Fondation Promotion Santé Suisse a le principe suivant : «Nous axons notre travail sur l'homme et sa santé. Ainsi, nous établissons et dirigeons des institutions d'utilité publique, faisons de la recherche orientée vers les bénéfices pour l'avenir et encourageons activement le développement des sites de santé de Zurzach et Baden».
Les entreprises du groupe de la fondation s'affirment dans différents secteurs d'activité ainsi que dans plusieurs cantons de Suisse alémanique. Elles n'emploient pas seulement des employé·es de commerce, mais aussi des collaborateur·ices du corps médical, des instructeurs de fitness et des personnes issues de divers métiers techniques. Jusqu'à présent, les notes de frais de toutes les entreprises étaient remplies via des formulaires papier, présentées aux supérieurs hiérarchiques pour approbation, puis envoyées par courrier interne au service RH pour paiement. L'ensemble du processus prenait beaucoup de temps, était sujet à des erreurs et manquait de clarté. Il était évident qu'une solution numérique pour les frais offrait un grand potentiel d'optimisation.
Grâce à l'intelligence artificielle d'Edi, à notre règlement des frais intégré et à la connexion à Google Maps, les collaborateur·ices peuvent traiter les frais en espèces ou les frais kilométriques en un clin d'œil, conformément aux directives du règlement. Les différentes directives pour les collaborateur·ices, les cadres et les différentes entreprises de la fondation ont pu être intégrées et implémentées. Enthousiasmé par les possibilités offertes par Edi, le service de développement RH a décidé de numériser les frais de formation continue en plus du projet existant. Ce complément a été mis en œuvre au moyen du module complémentaire « Add-On ». Celui-ci permet à toutes les personnes impliquées dans le workflow d'avoir en permanence une bonne vue d'ensemble du budget de formation continue disponible et des dépenses toujours actualisées.
Le projet a démarré mi-octobre 2022. Après un mois, l'outil de gestion des frais a été introduit pour une phase pilote de trois mois pour un groupe diversifié de collaborateur·ices. Cela a permis de recueillir des commentaires en temps réel et de les implémenter directement. En mars 2023, Edi a été déployé pour tous les collaborateur·ices. Grâce à la phase pilote menée avec brio, les frais ont pu être digitalisés d'un jour à l'autre. Pour les aider, les collaborateur·ices disposaient de courtes instructions et de sessions de questions-réponses. La majorité des collaborateur·ices s'est directement familiarisée avec l'outil intuitif Edi.
Katja Tamasco, cheffe de projet, et Nicole Knecht, responsable du HR Service Center de la Fondation Promotion Santé Suisse, sont enthousiastes : « Grâce aux nombreuses fonctionnalités de rapport, nous pouvons effectuer un controlling actif et utiliser les connaissances acquises pour développer notre règlement des frais et d'autres avantages. L'investissement en valait définitivement la peine et a été amorti en très peu de temps. Mais le plus important pour nous, c'est que les collaborateur·ices sont très satisfait·es et qu'ils·elles peuvent utiliser le temps nouvellement gagné pour des activités à plus de valeur ajoutée ».
Entreprise :Fondation Promotion Santé Suisse Bad Zurzach + Baden
Secteur : santé, immobilier et Facility Management
Collaborateur·ices :1600
Publié : 24. juillet 2023
