Défis et solutions pour les RH
Les collaborateur·ices malades ou accidenté·es ont besoin d'un soutien professionnel pendant leur absence, afin de pouvoir se rétablir et reprendre leur travail le plus rapidement possible. Les RH jouent un rôle central pendant cette période. Cependant, en raison de processus coûteux et inefficaces, les RH perdent un temps et des ressources précieuses dans des tâches administratives au lieu de se consacrer sur l'essentiel : s'occuper de la personne absente. Mais qu'est-ce qui rend la gestion des accidents et des maladies en Suisse si difficile ? Dans cet article, nous aborderons ce qui rend ce processus si complexe et quelles solutions sont à la disposition des RH.
La gestion des cas d'accident et de maladie en Suisse est un processus complexe qui pose de nombreux défis aux entreprises. Mais pourquoi en est-il ainsi ?
D'une part, les outils disponibles sont souvent lacunaires. Ils nécessitent de multiples saisies de données, une gestion manuelle des dossiers des collaborateurs ainsi qu'un suivi manuel des délais. Ce dernier point est réalisé dans la pratique avec des tableaux Excel, des post-it ou des tâches Outlook. De plus, la coordination des différentes parties impliquées dans le traitement des cas, telles que les assurances, les case managers, le personnel médical spécialisé, la comptabilité salariale ou encore les caisses de pension, requiert une attention particulière. Le non-respect des délais peut avoir des conséquences désastreuses pour l'entreprise, mais aussi pour les collaborateur·ices, notamment en réduisant les prestations des compagnies d'assurance. Hormis le traitement direct de l'absence, il est souvent impossible de procéder à une analyse de cas en raison du manque d'informations. L'assureur est souvent le seul intervenant à disposer d'un historique des cas indemnisés - un historique que l'entreprise pourrait perdre en cas de changement d'assurance.
Résultat : le service du personnel est contraint d'investir plus de temps et de ressources dans la gestion administrative. Il reste donc peu de temps pour l'essentiel : le suivi de la personne absente pour cause d'accident ou de maladie.
Les collaborateur·ices ne sont pas les seul·es à souffrir d'une mauvaise gestion des accidents et des maladies : l'entreprise elle-même est également touchée. Outre la mobilisation de trop nombreuses ressources humaines, des processus mal gérés peuvent avoir un impact négatif sur l'absentéisme et donc sur les coûts d'assurance. Enfin, il ne faut pas oublier la perte de productivité, y compris celle des RH.
Une possibilité de rendre les processus plus efficaces est de supprimer les saisies manuelles mentionnées et les remplacer par des solutions numériques. Mais trouver le bon outil n’est pas simple et les RH sont ici confrontées à un nouveau défi : s'y retrouver parmi la multitude d'outils disponibles sur le marché, comme UKA de HRM Solutions et assepro.online d'Assepro. Il existe également des outils proposés par des compagnies d'assurance, des courtiers en assurance ou des agences de recrutement.
Au-delà des différences technologiques (attention aux solutions de "fin de cycle de vie") ou dans le choix du type d’installation (on-premise vs. cloud), il existe également des différences dans les fonctionnalités et le potentiel de numérisation "de bout en bout". Connaître vos besoins actuels, mais surtout futurs, est donc une étape cruciale pour pouvoir comparer les différentes solutions.
Outre l’outil, vous devez également analyser le protocole de transmission des données aux assureurs et l'intégration dans l'outil de gestion des salaires de l'entreprise. En effet, le protocole "Claim Report" est utilisé depuis de nombreuses années pour transmettre les données et les informations aux assureurs, et presque toutes les compagnies d'assurance acceptent ce format.
Depuis quelques mois, la solution KLE de Swissdec offre une approche plus intégrée au processus de paie (adieu les saisies multiples et les interfaces), en utilisant une méthode de cryptage avancée basée sur des algorithmes de cryptage symétriques et asymétriques. Notre avis sur KLE : nous testons le protocole KLE depuis quelques mois avec notre logiciel de gestion des salaires SwissSalary et avons fait de très bonnes expériences. Toutefois, à l'heure actuelle, seuls quelques assureurs acceptent ce protocole et il est aussi dépendant de la certification ELM 5.0 des logiciels de gestion des salaires. La solution du futur ? L'avenir nous le dira, mais la proposition de valeur est très intéressante et offre des avantages considérables en termes de gain de temps, de simplification des processus et de sécurité des données.
Différentes parties sont impliquées dans le traitement d'un cas, comme les assurances, les case managers, le personnel médical spécialisé, la comptabilité salariale ou encore les caisses de pension. La coordination de celles-ci requiert une attention particulière et prend beaucoup de temps.
Outre l'investissement dans un outil performant, une autre possibilité consiste à externaliser totalement ce processus. L'externalisation de la gestion des cas d'accident et de maladie peut présenter divers avantages :
Toutefois, l'externalisation peut également présenter des inconvénients, tels que la perte de contrôle du processus, l'exigence d'une communication étroite et continue avec le prestataire de services externe et les coûts supplémentaires qui peuvent être associés à l'externalisation. Si, dans le cadre de l'externalisation, les collaborateur·ices sont finalement en contact avec une personne externe, il convient de le communiquer de manière claire et transparente et de s'assurer que les RH ne perdent pas le contact avec la personne accidentée ou malade. Il est donc important de bien peser le pour et le contre avant de décider d'externaliser la gestion des cas d'accident et de maladie.
Il existe de nombreuses possibilités d'optimiser la gestion des accidents et des maladies dans votre entreprise. Les outils disponibles et les approches possibles sont nombreuses et il n’existe pas qu'une seule solution. Dans votre recherche, ne négligez pas la stratégie de votre entreprise. Dans la jungle des nombreuses possibilités, ne perdez surtout pas de vue la culture d'entreprise souhaitée, car vos collaborateur·ices sont votre bien le plus précieux.
Patrick accompagne les entreprises dans leur transformation numérique et a dirigé par le passé un grand centre de services RH en tant que prestataire de services. Dans ce cadre, il a constaté à maintes reprises que de nombreux services du personnel avaient du mal à gérer les accidents et les maladies et n'utilisaient pas les solutions adaptées.
Publié : 6. octobre 2023
