Processus de frais digitalisé de manière simple, rapide et sûre
La Banque Cantonale de Zürich s'est fixée pour objectif de simplifier et de digitaliser entièrement le processus complexe des voyages et des frais. Cela doit permettre d'optimiser les processus internes et d'offrir aux collaborateur·ice·s une solution efficace pour le traitement des frais. Lors de la procédure d'évaluation, le choix s'est porté sur la solution Edi, qui couvre toutes les exigences de sécurité et fonctionnelles de la banque.
Aujourd'hui, les 5'000 collaborateur·ice·s de la grande banque zurichoise utilisent l'application "Edi". Lors de l’implémentation, une grande importance a été accordée à l'expérience utilisateur. En quelques clics, les justificatifs de frais sont téléchargés et soumis pour approbation. La configuration allégée permet ainsi aux collaborateur·ice·s de tous les niveaux de se faire rembourser leurs notes de frais de manière simple et intuitive. Les règles et procédures de contrôle basées sur le règlement des frais et implémentées dans « Edi » garantissent un traitement conforme aux directives.
En outre, tous les justificatifs de frais approuvés sont directement comptabilisés dans le système financier (SAP ERP) via l'interface, après validation par le service de comptabilité. Cela permet un temps de traitement rapide et réduit considérablement les tâches manuelles du service financier, ce qui diminue durablement les coûts de processus.
Avec « Edi », une solution sécurisée et entièrement intégrée dans l'infrastructure de l'entreprise a été mise en place, ce qui a permis de simplifier le processus de gestion des frais pour toutes les personnes impliquées.
Le projet a été lancé et réalisé en 2022. Toutes les parties prenantes ont été impliquées très tôt, ce qui a largement contribué au succès du projet. Un blueprint a été établi dans le cadre de l'analyse des exigences. La mise en œuvre a ensuite eu lieu dans le cadre d'une configuration de projet agile, y compris la phase pilote. Une fois la phase pilote achevée avec succès, l'ensemble du système a été mis en service et relié aux systèmes environnants productifs. Dès la phase de préparation, des documents de formation internes ont été élaborés et les utilisateurs et utilisatrices clés ont été formés afin de pouvoir garantir un support sans faille dans les activités quotidiennes. Une communication interne ciblée et de courtes séquences de formation descollaborateur·ice·s ont permis de faire de la mise en service un succès absolu ! Reto Vögeli, chef de projet à la Banque Cantonale de Zürich, se réjouit de la réussite du projet : « La confiance placée dans notre partenaire et dans la solution technique a été entièrement récompensée. L’implémentation a été rapide, engagée et orientée client ».
L'entreprise :Banque Cantonale de Zürich
Secteur : Banque
Collaborateur·ice·s : 5'000 en Suisse
Produit : Edi
Publié : 22. février 2023
